Meu desafio é conseguir implantar um procedimento de compras

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#1

Meu desafio é conseguir implantar um procedimento de compras dentro da empresa que trabalho, porém estou com dificuldades de como colocar isso no papel e aplicar, de forma que as informações cheguem até o setor da forma correta para que seja feita sua compra


#2

@evandro7830 tudo bem?
Para melhor te ajudar eu preciso entender como é estruturada sua compra hoje, qual seu segmento e verificar onde estão seus gaps.
Mas de forma geral, um bom começo para sua empresa seria fazer uma analise do seu histórico de compras, imaginando que voce tenha uma base, e a partir dai categorizar suas compras.
Apos dividir suas compras por categoria, voce pode definir quais categorias de compra sao estrategicas pra sua empresa (o que nao pode faltar de jeito nenhum, o que voce gasta mais, etc) .
Dessa forma voce podera começar a dar um tratamento diferenciado as suas compras estrategicas, defindo se você ja tem os melhores fornecedores, preços e prazos, se voce precisa desenvolver novos fornecedores, etc.
Alem disso, as compras estrategicas podem exigir processos mais robustos, enquanto uma compra nao estrategica, como tem um menor impacto, vao exigir menos controles.

Um abraço,
Bruno


#3

Oi @evandro7830,

Assim como o @brunobetencourt9894 falou, precisamos de mais informações específicas do seu caso para dar uma resposta certeira.

Em todo caso, conversei com uma amiga minha que trabalho há muitos anos no setor e ela me passou o seguinte panorama baseado na sua experiência.

  1. Provar para a equipe que essa área é relevante: A primeira dica foi levantar o histórico do último mês da empresa e verificar o que poderia ser otimizado. Segundo ela, nada como demonstrar o ganho financeiro para demonstrar utilidade de compras. Ou seja, pegar um pedido que custou X para a empresa e mostrar que com o devido procedimento, poderia ter sido metade do preço.

  2. Criar procedimento inicial: Com o ponto 1 resolvido, você deve criar um modelo de requisição de compras que conste um número de pedido, código de material e também regras de cotação. Por exemplo, pedidos até R$100 só precisam de uma cotação. Acima de R$1.000, precisa-se de 2 cotação. Acima de R$5.000, necessita-se de 3 ou mais.

  3. Definição de responsabilidades: Por fim um ponto muito importante é definir quem poderá requisitar compras na empresa e também quem poderá aprová-las. Uma boa prática que ela reforçou bastante foi que essas funções devem vir de pessoas diferentes. Ou seja, quem requisita nunca aprova e quem aprova nunca requisita.

Espero que isso possa lhe ajudar a dar os primeiros passos.

Boa sorte na sua jornada!


#4

Boa Noite!

Sou responsável pelo setor de compras nacional uma uma empresa familiar do ramo metalúrgico, somos fabricantes de equipamentos para linha de moveis e molduras. Começamos a profissionalizar a empresa e com isso tenho que fazer como que o setor de compras siga este mesmo caminho.
Como trabalho a anos nesta empresa e sempre fomos de “meter a mão na massa” hoje estou como dificuldades de aplicar a técnicas de compras dos vários cursos que ja fiz, como falei em redigir os procedimentos no papel e aplica-los.
Hoje nossa demanda para fabrica é gerada pelo PCP todo final do mês onde mesmo gera as Ordem de Produção que geram as necessidades da fábrica pelo nosso ERP, onde temos toda materia-prima necessária para atender as necessidades geradas.
Porém estas necessidades geram todas várias solicitações de compras misturadas os tipos de produtos e também suas datas não vem corretas. isso requer tempo para que seja feita um trabalho em nosso sistema para que o mesmo gere estas necessidades de forma separada por família de item e com suas datas de necessidade corretas.
Temos muitos casos em que surge uma necessidade por determinado setor e o mesmo nem sabe se aquele item ou produto existe e pede para compras ver se acha o que as vezes toma um dia todo de trabalho sem sucesso pois não é encontrado o que foi solicitado sem uma base de pesquisa feita antes pelo solicitante.
Outro ponto importante e que toma muito nosso tempo são as solicitações internas que chegam sem informações suficientes, sem cadastro e muitas que são feitas em caráter de urgência, estas não vem pelo sistema e sim por e-mail ou feita pessoalmente ao setor de compras.

Resumindo seria isso e sei que conseguindo colocar um procedimento para que os itens a serem solicitados cheguem de forma clara e com suas devidas especificações nosso setor vai conseguir dar o devido retorno pois vai focar no seu trabalho que é de realmente focar na compra e conseguir a melhor condição possível economicamente viável.


#5

Pessoal alguma sugestão alem das ja citadas agora que sabem mais um pouco mais de como esta a nossa estrutura?


#6

E ai será que alguém pode me ajudar com mais algumas dicas? Estou com um grande dificuldade de colocar no papel isso e caso alguém possa contribuir com mais algumas informações ficaria muito grato.


#7

Fala, @evandro7830. Tudo bem?

Acredito que existam duas ferramentas que possam te ajudar na sua situação:

1 - Mapeamento de processos
2 - Ciclo PDCA

Traduzindo as duas ferramentas, eu diria que 1) serve para entender o seu processo de compras e 2) para otimizá-lo.

Eu seguiria os seguintes passos para chegar ao processo de compras ideal:

a) Faça um primeiro mapa do seu processo, sendo o mais detalhista o possível, através de um fluxograma.
b) Tente localizar no seu fluxograma as origens dos principais gargalos.
c) Teste possíveis soluções para os gargalos.
d) Mensure resultados.
e) Repita os passos b) a d) até estar satisfeito com o seu processo de compras.

Acredito que em poucos meses, seu processo de compras estará bem mais maduro.

Abraços


#8

Obs.: Essa planilha pode te ajudar ao fazer os passos do PDCA (de “b” a “e”, no meu post anterior)